المقدمة
تقدم مايكروسوفت أدوات متعددة لتخزين الملفات ومشاركتها والتعاون بين الأفراد والفرق. من بين هذه الأدوات الرئيسية OneDrive و SharePoint، حيث يُستخدم كل منهما لأغراض محددة وفقًا لاحتياجات المستخدم أو الفريق. في هذا المقال، سنتناول الفرق بينهما مع أمثلة عملية تساعدك على اختيار الأداة الأنسب لعملك.
تعريف OneDrive
OneDrive هو خدمة تخزين سحابية شخصية تقدمها مايكروسوفت، تتيح للمستخدمين حفظ ملفاتهم والوصول إليها من أي مكان على الإنترنت. يتوفر OneDrive بنسختين:
- OneDrive الشخصي: مصمم للأفراد لتخزين ملفاتهم الشخصية مثل المستندات، الصور، والفيديوهات.
- OneDrive للأعمال: يأتي ضمن اشتراكات Microsoft 365 للشركات ويوفر مساحة تخزين للأفراد داخل المؤسسة، إلى جانب ميزات أمان متقدمة وإمكانية التكامل مع تطبيقات مايكروسوفت الأخرى مثل Word، Excel، وTeams.
تعريف SharePoint
SharePoint هو نظام إدارة محتوى وتعاون متكامل مصمم لدعم العمل الجماعي داخل المؤسسات. يتيح SharePoint إنشاء مواقع فرق عمل مخصصة لإدارة الملفات والمستندات بشكل جماعي، مع إمكانية تحديد الأذونات وضبط الصلاحيات. مثل OneDrive، يتوفر SharePoint بنسختين:
- SharePoint Online: إصدار سحابي يمكن الوصول إليه من أي مكان، وهو مخصص للشركات التي ترغب في استخدام الحلول السحابية.
- SharePoint Server (محلي): يتم تثبيته وإدارته على خوادم الشركة، مما يمنح الشركات مزيدًا من التحكم في البيانات والأمان.
قارنة بين SharePoint و OneDrive بالأمثلة العملية
1. تخزين الملفات الشخصية ومشاركتها
- OneDrive:
موظف يرغب في تخزين مستندات شخصية مثل جدول أعماله أو مسودات التقارير. باستخدام OneDrive، يمكنه الوصول إلى هذه الملفات من أي جهاز، ومشاركتها مؤقتًا مع زميل لمراجعتها. - مثال آخر: مصمم جرافيك يستخدم OneDrive لتخزين نسخ أولية من تصاميمه ليتمكن من العمل عليها بأمان، حتى لو تعطّل جهازه.
- SharePoint:
فريق تطوير برمجيات يعمل على مشروع مشترك يحتاج إلى الوصول إلى جميع الوثائق التعاونية مثل وثائق التصميم والتعليمات الفنية. يتم إنشاء موقع فريق على SharePoint لتمكين جميع الأعضاء من الوصول إلى الملفات وتحريرها، مع القدرة على التحكم في الأذونات والتأكد من أن الأعضاء المناسبين فقط يمكنهم تعديل الملفات.
2. مشاركة الملفات مع عميل أو فريق خارجي
- OneDrive:
موظف يرغب في إرسال تقرير إلى عميل خارجي. باستخدام OneDrive، يمكنه رفع التقرير إلى السحابة ومشاركته عبر رابط، مع تحديد أذونات “عرض فقط” لضمان أن العميل لا يستطيع التعديل. يمكن أيضًا تحديد تاريخ انتهاء صلاحية الرابط لحماية البيانات بعد فترة معينة. - SharePoint:
شركة استشارية تحتاج إلى مشاركة ملفات مشروع كامل مع عميل، بحيث يمكن للعميل متابعة تطور العمل. يتم إنشاء موقع خاص بالعميل على SharePoint، ويتم منح العميل أذونات محددة للوصول إلى الملفات المتعلقة بالمشروع، ما يوفر بيئة آمنة ومنظمة للتواصل والمشاركة.
3. إدارة المستندات الحساسة
- OneDrive:
إذا كنت بحاجة إلى تخزين مستندات شخصية أو ملفات حساسة مثل عقود العمل، يمكن استخدام OneDrive لحفظ هذه الملفات وإبقائها خاصة حتى تقرر مشاركتها عند الحاجة. - SharePoint:
في المؤسسات التي تتعامل مع كميات كبيرة من الملفات الحساسة، مثل المستندات القانونية أو البيانات المالية، يوفر SharePoint ميزات أكثر تعقيدًا لإدارة الأذونات، مع إمكانية تتبع النسخ السابقة من المستندات (Version Control) وتنظيم الملفات داخل مكتبات مخصصة حسب الأقسام أو المشاريع.
4. التعاون على مستندات تحتاج إلى تدفق عمل
- OneDrive:
يستخدم بشكل رئيسي للتعاون الفردي أو البسيط. يمكنك مشاركة مستند مع عدة أفراد لتلقي تعليقاتهم، ولكن لا يوفر تدفقات عمل متكاملة. - SharePoint:
مثالي عندما يحتاج المستند إلى تدفق عمل معقد مثل عملية موافقة على وثيقة. يمكن إعداد تدفق عمل (Workflow) بحيث يتم إرسال المستند للموافقة من المدير أولاً، ثم المراجع القانوني، وبعد ذلك يتم إرساله إلى فريق آخر. هذه الأدوات تساعد في إدارة الملفات المعقدة بفعالية، وتضمن شفافية الإجراءات.
جدول توضيحي لمقارنة OneDrive و SharePoint
| المعيار | OneDrive | SharePoint |
|---|---|---|
| الهدف الأساسي | تخزين الملفات الشخصية والوصول إليها من أي مكان | إدارة المحتوى والتعاون المؤسسي بين الفرق |
| المستخدم الأساسي | الأفراد والموظفون لتخزين الملفات الشخصية أو المشاريع الفردية | الفرق والشركات لتنظيم العمل الجماعي والمشاريع الكبيرة |
| أنواع الملفات | الملفات الشخصية: مستندات، صور، فيديوهات | المستندات التعاونية، ملفات المشاريع، المحتوى المؤسسي |
| التحكم في الأذونات | مشاركة بسيطة مع صلاحيات عرض أو تحرير | تحكم متقدم في الأذونات على مستوى الملفات أو الفرق أو الأقسام |
| التعاون | مناسب للتعاون الفردي أو مشاركة الملفات بين شخصين أو ثلاثة | مصمم للعمل الجماعي مع تحرير متزامن للمستندات وتتبع التغييرات |
| إدارة المشاريع | غير مصمم لإدارة المشاريع الكبيرة | يحتوي على أدوات لإدارة المشاريع وتخصيص المهام وتنظيم الفرق |
| تكامل الأدوات | يتكامل مع Microsoft 365 مثل Word و Excel | يتكامل مع Microsoft 365 وأدوات مثل Teams، Power Automate، و Power BI |
| الأمان والامتثال | يوفر حماية أساسية مع خيارات استعادة الملفات | مستويات أمان متقدمة تشمل التحكم بالتشفير والامتثال للمعايير التنظيمية |
متى تختار OneDrive أو SharePoint؟
اختر OneDrive إذا كنت تحتاج إلى:
- تخزين الملفات الشخصية والوصول إليها من أي مكان.
- مشاركة الملفات مؤقتًا أو بشكل محدود مع الآخرين.
- العمل على ملفات بسيطة لا تتطلب تعاونًا معقدًا أو إدارة موسعة.
اختر SharePoint إذا كنت تحتاج إلى:
- بيئة تعاون مؤسسي تسمح بإدارة الملفات بين الفرق.
- أدوات متقدمة لإدارة المحتوى مثل الأذونات المعقدة، إدارة المستندات، وتدفقات العمل.
- تنظيم الملفات ضمن مشاريع أو أقسام مشتركة بشكل آمن ومنظم.
الخلاصة
OneDrive هو الخيار الأمثل لتخزين الملفات الشخصية أو الملفات التي تتطلب مشاركة بسيطة، مثل التقارير الفردية أو الملفات التي تحتاج الوصول إليها من أي جهاز. كما أنه مناسب للأشخاص الذين يعملون على مستنداتهم بشكل فردي، مع إمكانية مشاركة الملفات مع الآخرين عند الحاجة.
من جهة أخرى، SharePoint هو أداة قوية لإدارة المحتوى المؤسسي والتعاون بين الفرق. إذا كانت شركتك تحتاج إلى تنظيم مشاريع كبيرة وإدارة مستندات معقدة أو حساسة، فإن SharePoint يوفر الأدوات اللازمة لتحقيق هذا الغرض، بما في ذلك الأذونات المخصصة وتدفقات العمل التفاعلية.
نصيحة أخيرة
للاستخدام الشخصي أو الفرق الصغيرة، OneDrive هو الخيار المناسب. أما إذا كنت تدير فريقًا أو مشروعًا معقدًا داخل مؤسسة كبيرة، فإن SharePoint هو الأداة الأكثر فاعلية لتنظيم وإدارة العمل بكفاءة.